在香港成立的公司都须要委任“公司秘书”，而作为香港上市公司的公司秘书，工作职能会变得更为广泛，将对香港公司的发展方向、行政和公司治理产生重要作用，因而对其任职资格也提出了更为严苛的要求。本文将为大家重点介绍香港上市公司秘书的任职要求与工作职责，希望对即将赴港上市或已上市的公司有所帮助。
任职资格
担任一般的非上市香港公司秘书者可以是自然人，也可以是法人社团，而香港上市公司中的公司秘书必须是自然人。香港的法规对于上市公司秘书的要求也更为严苛，根据《香港联合交易所有限公司证券上市规则》, 各上市公司均需委任最少一名公司秘书, 须具备以下一项专业资格：
(1) 香港特许秘书公会（HKICS）会员;
(2) 香港《法律执业者条例》所界定的香港律师或大律师;
(3) 香港《专业会计师条例》所界定的会计师。
实际的公司秘书委任中，还会有“联席公司秘书”这个角色。这是香港联交所考虑到业务和营运地在大陆或者国外的上市公司, 其内部人员可能也有处理公司合规的经验或资格, 但却不足够满足以上的资格的要求。因此，允许上市公司向联交所申请委任一名外部的合资格人士, 联同其内部人员(如：CFO、董秘)一同出任 “联席公司秘书”。一般在经过3年过渡年限后, 可向联交所说明该内部人员已累积足够经验, 可单独出任公司秘书。
职责与所扮演角色
香港上市公司秘书的工作职责不但需要为董事会服务，而且面向公司全体股东和投资者以及利益相关者，且担负公司运营方面的行政职能。其主要职责包括：
1、建立、维护和不断完善公司之法律文件档案，并确保及时地向报送和存档各种法律文件；
2、与香港联交所以及证券登记公司等保持畅顺的沟通，每月接收公司股东名册并向联交所每月报送股份变动情况表；
3、依照公司及董事所应履行持续责任的要求，建立和完善公司的有关股份买卖和持股情况的登记档案和程序；
4、依照香港法例和上市规则的要求，及时做好各种申报和备案工作，以及妥善地应对各种监管机构的查询和沟通工作；
5、协助起草和审阅董事会和股东大会的通知和决议等文件并就有关的程序和要求提供咨询意见；
6、协助公司起草、审阅及修改中期报告及年度报告并就相关的问题提供咨询意见和协助(不含财务报告)；
7、协助公司就各类公告以及董事会会议的安排与相关文件保持与联交所及(如需要)香港证监会的联络；
8、根据董事会的命令，对自身名义对外发表公告(如需要)，并相应地承担法律责任；
9、为公司及董事应履行的持续责任提供协助，以促进和提高公司的管治水平及确保公司的运作符合各种法律和监管要求；
10、就公司依照《公司章程》、联交所《证券上市规则》以及适用的法例所应遵守的各种法律和监管要求以及召开董事和股东会议的各种文件以及制度和程序向公司董事局提供意见及协助；
11、作为公司授权代表，负责与联交所联系及沟通，并就所涉及的事宜向董事局提供意见协助。
由此可见，香港上市公司秘书在公司对外事务中扮演了重要的“中间沟通人”角色，协助董事会成员与监管部门、联交所进行联络沟通以确保企业合规。
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